Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste (jäljempänä ”seloste”) kertoo, kuinka Taide- ja kulttuurialan ammattijärjestö TAKU ry (jäljempänä TAKU) kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja jäsensuhteen hoitamisen, jäsenpalvelujen ja verkkosivun www.taku.fi  yhteydessä.

1) Rekisterinpitäjä, tiedot yhteisrekisterin pidosta sekä yhteystiedot

Taide- ja kulttuurialan ammattijärjestö TAKU ry
Ratavartijankatu 2 a
00520 Helsinki

Y-tunnus 0743087-1

Nea Leo
Ratavartijankatu 2 a
00520 Helsinki
nea.leo@taku.fi
puh. +358 44 066 4800

TAKU on Akavan Erityisalat AE ry:n (jäljempänä AE) jäsenyhdistys ja tätä kautta syntyy yhteisrekisterinpitosuhde. Osapuolet ovat solmineet keskenään Tietosuoja-asetuksen edellyttämän yhteisrekisterinpitäjäsopimuksen. AE huolehtii osana yhteisrekisterinpitoa jäsenrekisterijärjestelmän ylläpidosta ja TAKUlla on pääsy Akavan Erityisalojen ylläpitämään jäsenrekisteriin oman jäsenistön osalta ja tietoja käsitellään TAKUn toimesta selosteen mukaisesti.

Akavan Erityisalat AE ry:n (y-tunnus 0281358–2), joka on TAKUn kattojärjestö, henkilötietojen käsittelystä voit lukea lisää täältä: Tietosuojaseloste jäsenille ja sidosryhmille - Akavan Erityisalat.

AE:n rekisterin yhteyshenkilö: Akavan Erityisalojen juristi Harri Ikonen, Maistraatinportti 4 A 6. kerros, 00240 Helsinki.

2) Henkilötietojen kerääminen ja käsittely

Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka olet antanut meille, kun liityt jäseneksi, osallistut toimintaamme tai haet jäsenetujamme. Käsittelemme jäsentietoja myös, kun lähetämme uutiskirjeen, tiedotamme tapahtumista tai teemme muuta jäsentiedotusta tai kyselyitä.

Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoja:

• perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (sähköpostiosoite, asuinkunta, puhelinnumero, syntymäaika)
• jäsensuhteeseen liittyvät tiedot, kuten liittymispäivä, jäsenlaji, jäsennumero, markkinointiluvat ja -kiellot, työttömyyskassan jäsenyys
• työnantajatiedot ja työnantajasektori (kuten: yksityinen, kunta, valtio, korkeakoulu, hyvinvointialue, kirkko, ammatinharjoittaja)
• jäsenyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto sekä rekisteröityjen oikeuksia koskevat kirjaukset
• luottamustehtävät TAKUssa ja AEssa
• muut antamasi tiedot
• muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella

Tarvittaessa tallennamme tapahtumiin liittyen tiedon osallistumisvalinnasta ja erityisruokavaliosta. Koulutustukeemme liittyen tallennamme koulutusohjelman, jäsenlajin, haettavan apurahan/tuen tarkoituksen ja haettavan summan.

3) Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen jäsensuhteen hoitamista, toimintamme harjoittamista, niihin liittyvien tapahtumien järjestämistä tai muuta niihin liittyvää toimintaa varten.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:  

1. Jäsensuhteen hoitaminen ja jäsenpalvelujen toteuttaminensekä jäseneksi liittyminen

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti jäsensuhteen hoitamista ja jäsenpalvelujen toteuttamista ja niihin liittyvää toimintaa varten, mukaan lukien jäsenten edunvalvontaa varten. Henkilötietojen käsittely perustuu sinun ja meidän väliseen jäsensuhteeseen (sopimus).

2. Markkinointi 

Voimme olla sinuun yhteydessä kertoaksemme sinulle jäseneduista ja tarjotaksemme sinulle jäsenyyteen liittyviä palveluita. Voimme käsitellä sinun henkilötietojasi myös markkinointitutkimuksia ja jäsenkyselyitä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme tarjota tietoa osana palvelua ja markkinoidaksemme muita palveluitamme sinulle. Näillä perusteilla voimme olla sinuun yhteydessä myös maksimissaan 2 vuotta jäsenyytesi päättymisen jälkeen. Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin (katso tämän Selosteen luku 8).

3. Palvelun kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi 

Käsittelemme henkilötietoja myös huolehtiaksemme jäsenpalveluiden ja verkkosivun tietoturvasta, jäsenpalvelun ja verkkosivun laadun parantamiseksi sekä jäsenpalveluiden kehittämiseksi. Voimme myös koostaa henkilötietojen perusteella raportteja hallituksen ja jäsenistön käyttöön. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme varmistaa jäsenpalveluiden ja verkkosivumme asianmukainen tietoturva sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot jäsenpalveluiden kehittämiseen ja toimintamme johtamiseen.

4. Lakien noudattaminen

Voimme käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten (esim. veroviranomainen) lakiin perustuvat tietopyynnöt.

5. Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut 

Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.

4) Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille:

• lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, kuten jäsenmaksutietojen toimittaminen verohallintoon verotusta varten, toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttaminen taikka tietojen luovuttaminen oikeudenkäyntimenettelyä varten;
• kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti.
• kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi;
• sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee, esimerkiksi yhteistyökumppaneillemme jäsenetujen tarjoamista varten

5) Henkilötietojen siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Emme siirrä jäsentemme henkilötietoja EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle. 

6) Evästeet

mKäytämme evästeitä ja muita samankaltaisia tenkologioita verkkosivulla www.taku.fi vai sivujen teknisen toimivuuden turvaamiseksi sekä sivuston käyttöä koskavan analyysin tekemistä varten. Muita kuin teknisesti välttämättömiä evästeitä ei käytetä. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, jotta verkkosivustomme toimisi oikein ja sivuston käytettävyys olisi hyvä.

7) Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.  Tarpeettomat tiedot hävitetään tietoturvallisuus huomioiden. Yhdistys voi hyvän yhdistystavan mukaan arkistoida jäsenluettelon.

a) Manuaalinen aineisto

Manuaalista aineistoa ei pääsääntöisesti ole. Mikäli esimerkiksi osallistujalista nimineen ja sähköpostiosoitteineen tulostetaan, se hävitetään asianmukaisia tietosuojakäytäntöjä noudattaen sen jälkeen kun sitä ei enää tarvita.

b) Sähköinen aineisto

Rekisteritietoja sisältävien järjestelmien (esim. Surveypal, Creamailer) käyttöön ovat oikeutettuja vain ne TAKU ry:n työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä rekisteritietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin. Palveluntarjoajat vastaavat kukin osaltaan järjestelmiensä teknisistä suojauksista.

Mikäli TAKU ry:n työntekijät säilyttävät rekisteritietoja henkilökohtaisilla tietokoneillaan, niihin on pääsy vain kyseisellä työntekijällä. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa rekisterissä oleville henkilöille ilmoitetaan asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

8) Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus tarkistaa henkiötietosi. Voit milloin tahansa pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida joko poistaa tai niiden poistaminen johtaa siihen, että emme voi tarjota palveluitamme osittain tai kokonaan.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön osoitteeseen taku@taku.fi

Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Löydät yhteystiedot tietosuojavaltuuteltun verkkosivulta: https://tietosuoja.fi/etusivu

9. Tietoturva

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkkinä mainittakoon, että henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä toimensa hoitamiseksi.

10. Selosteen muuttaminen

Varaamme oikeuden muuttaa tätä Selostetta. Kulloinkin voimassa olevan Selosteen löydät nettisivuiltamme www.taku.fi

11. Ota yhteyttä

Voit kysyä tästä Selosteesta tai tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen taku@taku.fi