TAKU ja EU:n tietosuoja-asetus

Miika Sillanpää / 24.5.2018

EU:n uusi tietosuoja-asetus astuu voimaan perjantaina 25.5.2018. Miten asetus vaikuttaa jäsenten yhteys- ja henkilötietojen käsittelyyn TAKU ry:ssä?

TAKUn yleisimmin keräämää tietoa ovat erilaisiin koulutuksiin ja jäsentapahtumiin osallistuvien jäsenten nimet ja sähköpostiosoitteet. Tähänkin asti olemme pyrkineet keräämään vain välttämättömät tiedot, eikä asia tässä suhteessa tule juurikaan muuttumaan uuden asetuksen myötä.

Koulutusten kohdalla kysytään yhteystietojen lisäksi yleensä myös työelämästatusta ja mahdollisia erityisruokavalioita, mutta muut tiedot kuten jäsenyyden voimassaolo tarkistetaan jäsenrekisteristä. Ilmoittautumisten yhteydessä kerätyt tiedot tallentuvat palveluntarjoajiemme kuten Surveypalin järjestelmään, ja menneiden koulutusten tiedot poistetaan sieltä tasaisin väliajoin. Webinaari-ilmoittautumisten kohdalla osallistujia edellytetään rekisteröitymään käyttämäämme Bigmarker-palveluun nimellä ja sähköpostiosoitteella. Tässäkin yhteydessä näiden tietojen kerääminen on tarpeen, jotta voimme rajata osallistumisen vain jäsenille. Palveluntarjoajat huolehtivat omien järjestelmiensä turvallisuudesta ja olemme todenneet niiden vastaavan edellyttämäämme tietoturvan tasoa.

Ilmoittautumistiedot siirretään niiden käsittelyä varten Surveypalista TAKUn kyseisestä koulutuksesta vastuussa olevan työntekijän tietokoneelle. Tällöinkin niitä käsitellään aina hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti eikä tietoja säilytetä tarpeettoman pitkään.

Jossain tapauksissa kouluttaja saattaa haluta osallistujien yhteystiedot esimerkiksi koulutusmateriaalien lähettämistä varten. Näissä tapauksissa pyritään mahdollisuuksien mukaan toimimaan niin, että materiaalit lähetetään TAKUn toimistosta, jolloin yhteystietoja ei tarvitse luovuttaa kouluttajalle. Jos näin kuitenkin syystä tai toisesta joudutaan tekemään, edellytämme ehdottomasti että kouluttaja sitoutuu käsittelemään yhteystietoja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti eikä luovuta niitä eteenpäin tai käytä mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin mitä on sovittu. Esimerkiksi myöhempi, TAKUn toimintaan liittymätön markkinointi on kielletty, ja mikäli tällaista ilmenee, pyydämme olemaan välittömästi yhteydessä TAKUn toimistoon asian selvittämiseksi. Samoin kouluttajan tulee hävittää mahdollisesti luovutetut yhteystiedot heti kun niitä ei enää tarvita.

Jatkossa ilmoittautumisten yhteydessä kysytään aina erikseen suostumusta tietojen käsittelyyn. TAKUn tietosuojaselosteessa asiat on koottu tiiviiseen, viralliseen muotoon. Tietosuojaselosteen voit lukea täällä ja linkki siihen löytyy kaikista tulevista ilmoittautumislomakkeistamme.

Ilmoittautumisten lisäksi tietojenkeruuta tapahtuu usein erilaisten kyselyiden yhteydessä. Kyselyt ja tutkimukset tehdään kuitenkin lähes poikkeuksetta anonyymisti, ja mikäli vastaajien henkilötietoja kysytään esimerkiksi lisätietoja tai muita yhteydenottoja varten, niitä ei käytetä mihinkään muuhun tarkoitukseen.

Varsinaisia jäsenrekisteritietoja säilytetään Akavan Erityisalojen ylläpitämässä jäsenrekisterissä, johon on pääsy ainoastaan oikeutetuilla henkilöillä (esim. AE:n jäsensihteerit, TAKUn toimihenkilöt ja puheenjohtaja). Esimerkiksi aiemmin TAKUn omassa paperiarkistossa säilyttämämme jäsentietolomakkeet hävitetään tietoturvallisesti, ja jatkossa säilytämme jäsentietoja ainoastaan sähköisessä muodossa.

Jäsentietojen tarpeetonta tulostamista on tähänkin asti pyritty välttämään, ja mikäli tietoja on joskus välttämätöntä tulostaa paperille, tulosteet hävitetään tietoturvallisesti heti käytön jälkeen. Lisätietoja jäsenrekisterin käytöstä ja tietosuojasta saa Akavan Erityisaloista.

Monilta osin jäsen- ja yhteystietojen käsittely TAKUssa siis vastaa aiempia käytäntöjämme. Jäsenillä ja muilla tietojaan luovuttaneilla on oikeus pyytää tietojensa tarkistamista, muokkaamista, poistamista ja niin edelleen tietosuoja-asetuksen mukaisesti, ja näissä tai muissa asioissa voi olla yhteydessä toimistoomme.

Miika Sillanpää

Miika Sillanpää on TAKUn järjestöasiantuntija.