Näkökulmia koronakriisissä selviämiseen tapahtuma-alalla
Tapahtuma-alalla keinuntaa koronakriisin aiheuttaman epävarmuuden, epätoivon ja toivonkipinän ylläpitämisen välillä on jatkunut pian vuoden ajan. Miltä poikkeustilanne on näyttänyt yksittäisen organisaation arjen tasalla? Mikä on auttanut selviytymään?
Ruisrockin vastaava tuottaja Piia Lääveri (TAKUn hallituksen jäsen) kertoi Johtajuusseminaarissa (11.2.21) koskettavasti ja rehellisesti siitä, millaisen törmäyksen koronapandemia aiheutti heidän tapahtumaorganisaatiossaan.
Tapahtuma-alan tilannetta pyritään vakauttamaan kesän 2021 suunnitelmien mahdollistamiseksi (ks. turvallisen tapahtuman malli, tapahtumatakuu), mutta yhä elämme epävarmaa aikaa ja pitkää murroskautta.
Päivä kerrallaan epävarmassa tilanteessa
Alalla on jouduttu sopeutumaan yhä uusiin rajoituksiin ja nopeasti muuttuviin lähitulevaisuutta koskeviin näkymiin. Ongelmallista on mm. se, että kesäaikaisen tapahtuman tuottaminen on aloitettava useita kuukausia etukäteen, eikä toiminnan mahdollistavaa riittävää varmuutta ole ollut.
Alkuvaiheessa organisaatio tulee toimeen omalla tiiviillä tuotantotiimillä, mutta henkilötarve ja tuotantoketju kasvavat jo kauan ennen tapahtuman ajankohtaa. Sopimusverkostot ovat laajoja tekniikasta, ravintolatoimintaan sekä telttavuokrayrityksiin saakka ja etupainotteisesti syntyy myös merkittäviä kustannuseriä, jotka muuttuvat riskeiksi. Korona-aikana moneen kertaan muuttuneet tulevaisuusnäkymät ovat tehneet tapahtumajärjestäjien työstä lähes mahdotonta.
Keväällä 2020 akuutti vaihe katsottiin Force Majeure -tilanteeksi, jossa kaikki osapuolet joutuvat purkamaan peruuntuvaa festivaalia koskevat sopimuksensa. Käytössä oli myös työmarkkinajärjestöjen sopimat joustot mm. lomautuksissa. Nyt, keväällä 2021 tällaisia mahdollisuuksia ja työkaluja ei ole, mutta ei myöskään päivämäärää sille, milloin ja miten rajoituksia voidaan purkaa.
Avoimuus ja tunteista puhuminen ovat auttaneet työyhteisöä
Esimiestyötä tekevä Piia Lääveri kertoo kriisissä selviämiseen auttaneen avoimuus, kuunteleminen, yhteisyyden jakaminen, muutosjoustavuus ja "toisin tekeminen". Esimerkiksi palaverin pitäminen sienimetsässä toi inhimillistä lämpöä ja jaksamista työyhteisöön. Ruisrockin organisaatio on löytänyt merkityksellisyyttä myös tulevaisuustyöskentelystä ja uuden oppimisesta: kerrankin on ollut aikaa osallistua haaveena olleisiin koulutuksiin.
Kulttuuri- ja tapahtuma-alalla kyse on usein kutsumustyöstä - Piia kertoo juuri sen lisänneen eteenpäin selviämisen tahtoa. Ruisrockin henkilökunta on sitoutunutta ja kokee työnsä merkitykselliseksi. Erityisen turhauttavaa on se, että merkitykselliseksi ja tarpeelliseksi koetulla työllä ei ole nyt varmoja toteutumismahdollisuuksia. Sama pätee koko tapahtuma-alalla.
"Ihmisillä on kriisissä erilaisia tarpeita: yksi saa avun työterveydestä, toinen tuen esihenkilöltä ja kolmas kokee tiimin kanssa keskustelun tärkeäksi", sanoo Piia ja jatkaa: "On myös ok tunnustaa, että aina ei jaksa samalla tavalla. Olemme puhuneet paljon tunteista työyhteisössä."
Kannattaa keskittyä siihen, mihin voi vaikuttaa
Esimiestasolla Piia Lääverille henkilökohtaisesti raskaimpia hetkiä ovat olleet pakon edessä tehdyt lomautukset, joita ei ole voinut välttää parhaalla tahdollakaan. Hän sanoo kaunistelematta, että kriisin keskellä tapahtumajärjestäjien ensisijainen tavoite on ollut pitää henkilöstö töissä ja järjissään: "Järjissään pysymistä auttaa se, että keskittyy asioihin, joihin pystyy vaikuttamaan."
Tärkeä oivallus on ollut myös yleisölähtöisyys voimavarana. Koronakriisin aikana on ryhdytty uudenlaiseen yhteydenpitoon sidosryhmien kanssa tarjoamalla festivaaliyleisölle väyliä sosiaalisen median kautta. Samalla Ruisrock on halunnut kantaa vastuuta nuorista, joita korona-aika on koetellut.
Yleisösuhde on lopulta se, josta myös itse festivaaliorganisaatio saa eniten voimaa. Ruisrockin missio on tuottaa maailmaan iloa ja onnellisuutta. Tapahtuma-alalla moni allekirjoittaa saman.
Voimassa olevan (1.3.2021) suunnitelman mukaisesti Ruisrock vietetään tulevana kesänä 9.-11.7. Festivaalia koskevat uutiset julkaistaan sen verkkosivuilla sekä sosiaalisen median kanavissa.
"Ensimmäisen kesäfestarit peruuntuivat - Kuopio tanssii ja soi siirtyi syksyyn, Ruisrock pohtii vaihtoehtoista tapahtumaa."
"Promoottori Mikko Niemelän mukaan festivaalia valmistellaan edelleen, ja kaikki valmiudet tapahtuman täysimittaiseen järjestämiseen ovat olemassa."
